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En los últimos años, hemos tenido la oportunidad de trabajar con numerosas empresas de distintos tamaños y hemos podido vivir en persona cuál es el error más común al implementar HubSpot en empresas B2B. Muchas de ellas cuentan con un equipo de marketing bien estructurado y, a su vez, con un equipo comercial interno. Sin embargo, pese a disponer de recursos humanos y económicos, todavía me sorprende descubrir que gran parte de estas compañías nunca antes habían trabajado con un CRM, cometiendo el error más común al implementar HubSpot.
Su forma de organización solía ser muy básica: hojas de cálculo en Excel y, en algunos casos, alguna pequeña herramienta de email marketing como Mailchimp, Brevo u otras plataformas similares. Aunque estos recursos pueden resolver ciertas necesidades en una fase inicial, la realidad es que se quedan muy cortos cuando la empresa busca escalar, tener procesos más ordenados o medir realmente el impacto de sus acciones comerciales, lo que suele derivar en uno de los errores más comunes al implementar HubSpot.
HubSpot CRM: mucho más que enviar emails
Aquí es donde entra en juego HubSpot CRM. A menudo, se percibe como una herramienta únicamente vinculada al envío de correos electrónicos, pero la realidad es que ofrece muchísimo más.
Para los equipos comerciales, HubSpot permite algo tan valioso como conocer qué páginas de la web están visitando los potenciales clientes. Esta información, que puede parecer un detalle, cambia por completo la manera de priorizar oportunidades de venta y acercarse a los leads en el momento adecuado.
Para los equipos directivos, la plataforma ofrece una visión global del pipeline: qué oportunidades tienen más o menos probabilidad de cerrarse, cuáles son los tiempos previstos y dónde se encuentran los cuellos de botella en el proceso de ventas. En definitiva, una radiografía clara de la situación real del negocio.
El error más común al implementar HubSpot en empresas: elegir la licencia equivocada
Sin embargo, hay un problema recurrente que me he encontrado en la mayoría de implementaciones de HubSpot: la elección de la licencia. Este paso, que debería ser una decisión estratégica, muchas veces se hace de forma precipitada y sin un buen asesoramiento.
El error más común es recomendar la licencia en función de lo que la empresa “puede pagar” y no en función de lo que realmente necesita. Y aquí empiezan los problemas.
Muchas empresas llegan con la idea de que quieren automatización. Y sí, HubSpot ofrece opciones muy potentes en ese sentido, pero requieren de licencias más avanzadas y costosas (como la versión Pro). El problema es que, en la mayoría de casos, estas compañías no llegan a implementar automatizaciones durante el primer año, lo que representa otro de los errores más comunes al implementar HubSpot. ¿El resultado? Pagan por una herramienta de la que apenas aprovechan un pequeño porcentaje de sus capacidades.
Cómo asesorar correctamente a una empresa
La clave, y lo que siempre defiendo, está en hacer las preguntas adecuadas desde el inicio:
- ¿En qué punto se encuentra la empresa?
- ¿Cómo ha trabajado hasta ahora?
- ¿Cuáles son sus objetivos a corto y medio plazo?
Si después de esta evaluación se concluye que no es realista implementar automatizaciones en los próximos doce meses, no tiene sentido recomendar una licencia Pro. Lo más inteligente es empezar por una licencia Starter, aprender a sacarle provecho, y escalar poco a poco cuando el negocio esté preparado para dar el siguiente paso.
Las consecuencias de un mal asesoramiento
Cuando esto no se hace bien, las quejas llegan rápido: “Esta herramienta es muy cara”, “No me sirve”, “No funciona”. Pero la realidad no es esa. La herramienta funciona, lo que ocurre es que la empresa todavía no estaba lista para aprovechar todas sus capacidades.
Y esto no es necesariamente negativo. Cada compañía tiene su ritmo y debe avanzar paso a paso. Forzar un crecimiento acelerado solo genera frustración, pérdida de confianza y, en muchos casos, la sensación de haber malgastado la inversión.
La importancia de construir relaciones a largo plazo
En numerosas ocasiones, he escuchado también comentarios del tipo: “No probé HubSpot, pero sí Salesforce, y me pareció carísimo”. De nuevo, el problema no es la tecnología, sino la forma en que se recomienda y se implementa.
Cuando se asesora correctamente, empezando por la licencia que realmente se necesita —y no por la que “cabe en el presupuesto”—, la percepción cambia por completo. Las empresas agradecen el acompañamiento, confían más en el proveedor y, lo más importante, evitan cometer el error más común al implementar HubSpot, construyendo así una relación estable y duradera en el tiempo.